Regulamin korzystania z systemu „Zadbana Gmina”

 §1

Definicje

1. Regulamin – niniejszy dokument;
2. System — teleinformatyczny system obsługi zgłoszeń umożliwiający zgłaszanie,
   za pośrednictwem Serwisu lub Aplikacji, według określonych kategorii, informacji dotyczących nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury w przestrzeni publicznej Gminy Białe Błota, a także za pomocą którego usługodawca może informować użytkowników o wydarzeniach z życia Gminy Białe Błota. W skład Systemu wchodzi:

• Aplikacja — bezpłatna aplikacja mobilna, w ramach której świadczone są usługi drogą elektroniczną na posiadanym przez użytkownika urządzeniu mobilnym. Aplikację można pobrać ze sklepu Google Play (dla systemu Android) oraz App Store (dla systemu iOS).
• Serwis – portal internetowy za pomocą którego usługodawca świadczy usługi drogą elektroniczną;

SYSTEM NIE SŁUŻY DO PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ O NAGŁYCH ZDARZENIACH NP. WYPADKACH, POŻARACH, KATASTROFACH ORAZ O INNYCH SYTUACJACH ZAGRAŻAJACYCH ZDROWIU LUB ŻYCIU, KTÓRE POWINNY BYĆ ZGŁASZANE NA NUMERY ALARMOWE  - 112.

SYSTEM NIE SŁUŻY RÓWNIEŻ DO SKŁADANIA WNIOSKÓW, PODAŃ, SKARG I INNYCH PISM URZĘDOWYCH.

3. Usługa — usługa w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, świadczona przez usługodawcę na rzecz użytkownika na podstawie regulaminu; polegająca na umożliwieniu komunikacji między użytkownikiem
   i usługodawcą za pośrednictwem systemu,
4. usługodawca — Urząd Gminy Białe Błota, z siedzibą 86-005 Białe Błota, ul. Szubińska 7, który jest jednocześnie administratorem systemu,
5. Wykonawca zgłoszeń — komórki i jednostki organizacyjne Gminy Białe Błota wymienione w zarządzeniu, które odpowiadają za realizację zgłoszenia;
6. Strony — usługodawca i użytkownik;
7. Urządzenie — telekomunikacyjne urządzenie końcowe w rozumieniu art. 2 pkt. 43 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne, urządzenie telekomunikacyjne przeznaczone do podłączenia bezpośrednio lub pośrednio do zakończeń sieci (np. komputer, laptop), w tym także końcowe urządzenie mobilne (np. smartfon, tablet);
8. Użytkownik — każda osoba fizyczna powyżej 16 roku życia, korzystająca z systemu za pośrednictwem aplikacji lub serwisu, która założyła konto w systemie poprzez aplikację;
9. Komunikat - informacja lub powiadomienie Push o wydarzeniach z życia Gminy Białe Błota lub informacje ze strony systemu;
10. Zgłoszenie — tekstowa lub fotograficzna informacja dotycząca nieprawidłowości
    w funkcjonowaniu elementów infrastruktury w przestrzeni publicznej Gminy Białe Błota, wprowadzone do systemu przez użytkownika.

•  §2

Postanowienia ogólne

1. Usługodawca jest jednostką samorządu terytorialnego.
2. Kontakt z usługodawcą jest możliwy w każdym dniu roboczym tj. od poniedziałku
   do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach pracy urzędu:

• Osobiście lub korespondencyjnie pod adresem: Urząd Gminy Białe Błota,

86-005 Białe Błota, ul. Szubińska 7,

• przez pocztę elektroniczną na adres email: aplikacjamobilna@bialeblota.eu.

3. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią regulaminu, który ustanawia aktualne zasady oraz warunki korzystania z usług dostępnych w systemie.
4. Używanie systemu jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
5. Rejestracja danych kontaktowych w systemie jest jednoznaczna z dobrowolnym wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów realizacji zgłoszeń
   i powiadamiania.
6. Użytkownik zobowiązuje się nie dokonywać celowego zakłócania działania systemów komputerowych, serwerów i sieci usługodawcy a także nie dokonywać samowolnych ingerencji i zmian w Systemie.

§3

Rodzaje Usług

1. Usługodawca świadczy:

• usługę obsługi zgłoszeń użytkowników — polegającą na umożliwieniu przesłania przez użytkownika, przez System, informacji tekstowej lub fotograficznej z opisem dotyczącym nieprawidłowości w funkcjonowaniu elementów infrastruktury
  w przestrzeni publicznej Gminy Białe Błota i na przekazywaniu ich odpowiednim służbom, w celu podjęcia interwencji, lub umożliwieniu przesłania pytania oraz udzielenia przez Usługodawcę odpowiedzi na pytanie,
• usługę powiadamiania — polegającą na umieszczaniu, przez Usługodawcę,
  w ogólnodostępnej części Systemu, komunikatów oraz powiadomień.

2. Usługi świadczone przez usługodawcę są usługami nieodpłatnymi. Użytkownik ponosi jedynie koszty zgodnie z umowami łączącymi go z operatorami telekomunikacyjnymi.
3. Zgłoszenie może być publikowane w systemie po weryfikacji przez usługodawcę.
4. Treść zgłoszenia musi odpowiadać wybranej kategorii zgłoszeń.
5. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za ewentualne roszczenia związane z naruszeniem praw osób trzecich.
6. Zgłoszenia zidentyfikowane jako duplikaty zgłoszeń już zarejestrowanych w systemie lub zawierające niepełny, niezrozumiały lub nieprecyzyjny opis (w tym także nieprecyzyjne określenie lokalizacji, uniemożliwiające podjęcie interwencji), lub niezgodne z kategorią zgłoszeń, zostaną odrzucone. W takim przypadku wykonawca zgłoszenia zobowiązany jest zamieścić stosowną informację z uzasadnieniem o realizacji zgłoszenia „pod numerem”. Wykonawca w przypadku duplikatu zgłoszenia powinien powiązać
   je w systemie tematycznie z wcześniejszymi zgłoszeniami.
7. Przyjęcie zgłoszenia przez usługodawcę nie jest jednoznaczne z jego realizacją.

§4

Rejestracja, zarządzanie kontem i zasady korzystania

1. Użytkownicy mogą korzystać z Systemu, jako zarejestrowani Użytkownicy.
2. System dostępny jest w sklepie Google Play oraz App Store.
3. Rejestracja w systemie powoduje utworzenie konta użytkownika, w którym dostępne będą:

• podane przy rejestracji dane profilowe użytkownika,
• lista zgłoszonych przez użytkownika zgłoszeń oraz ich bieżący status.

4. Informacja w profilu użytkownika o numerze telefonu umożliwia kontakt odpowiednim służbom interweniującym w zgłoszonej sprawie.
5. Użytkownik może zarejestrować się poprzez:

• zalogowanie się do Systemu:

1. kontem na portalu społecznościowym — Facebook,
2. kontem dla usługi Google,

• założenie konta w Systemie.

6. Konto zarejestrowanego Użytkownika, jest aktywne w systemie.
7. W celu założenia konta w systemie użytkownik wprowadza następujące dane profilowe – zwane dalej „danymi profilowymi”:

• adres email — który stanowić będzie login,
• imię i nazwisko,
• hasło,
• telefon – fakultatywnie.

8. Dane profilowe nie są publikowane w ogólnodostępnej części systemu, a użytkownik może je zmienić w każdym czasie.
9. Użytkownik zobowiązany jest podać i utrzymywać dane profilowe zgodne ze stanem faktycznym.
10. Po poprawnym podaniu danych profilowych, użytkownik otrzymuje, na podany adres email, link aktywacyjny. Po kliknięciu w przesłany link, konto użytkownika zostaje aktywowane.
11. Login użytkownika wraz z hasłem, wykorzystywane są do uwierzytelniania użytkownika
    w trakcie logowania do systemu.
12. Dokonując rejestracji w systemie użytkownik potwierdza zapoznanie się z regulaminem.
13. Użytkownik zobowiązuje się nie udostępniać swojego hasła osobom trzecim pod rygorem poniesienia odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa. W przypadku uzyskania hasła przez osobę trzecią, a także w przypadku uzasadnionego podejrzenia takiej sytuacji, użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło.
14. Użytkownik może wskazać adres miejsca zdarzenia za pomocą automatycznej lokalizacji (wymagany włączony GPS) lub zaznaczenie punktu na mapie lub edytowanie adresu. Następnie wskazuje właściwą kategorię i podkategorię oraz uzupełnia opis. Istnieje możliwość dodania maksymalnie 3 zdjęć ułatwiających lokalizację zgłoszenia, które
    nie będą podlegały publikacji.
15. Po przyjęciu, zgłoszenia są publikowane w ogólnodostępnej części systemu.
16. Administrator i moderator usługodawcy jest uprawniony do dokonywania wszelkich zmian w systemie, w tym zmian w zgłoszeniach użytkowników.

§5

Odpowiedzialność użytkownika

1. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że system wykorzystuje połączenie internetowe do wielu funkcji, a za dostęp do sieci Internet lub transmisję danych może być pobierana opłata zgodnie z cennikiem operatora (dostawcy).
2. Użytkownicy odpowiedzialni są za wszelkie naruszenia obowiązującego prawa oraz postanowień regulaminu podczas korzystania z systemu, a w szczególności za treść zgłoszeń.
3. Zakazane jest wprowadzanie przez użytkowników jakiejkolwiek treści o charakterze bezprawnym, w szczególności:

• naruszających w jakikolwiek sposób obowiązujące prawo i dobre obyczaje, używanie wulgaryzmów i treści obraźliwych,
• wzywających do nienawiści rasowej, etnicznej, wyznaniowej,
• zawierających treści pornograficzne,
• pochwalających faszyzm, nazizm, komunizm,
• propagujących przemoc, obrażających uczucia religijne,
• uznawanych za spam lub reklamę.

4. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za wszelkie niezgodne z prawem działania w Systemie, w tym także za podanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji lub nieprawdziwych danych osobowych, za naruszenie dóbr osobistych lub praw autorskich
   i praw pokrewnych osób trzecich, a także za ujawnienie tajemnicy służbowej lub innej informacji poufnej.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do natychmiastowej odmowy świadczenia Usług wobec Użytkownika, w przypadku naruszenia lub uzasadnionego podejrzenia naruszenia obowiązującego prawa lub postanowień regulaminu.

§6

Odpowiedzialność usługodawcy

1. Usługodawca jest podmiotem udostępniającym drogą elektroniczną system, mający służyć rozwijaniu idei społeczeństwa obywatelskiego. W szczególności system wspiera aktywności obywatelskie dotyczące przestrzeni publicznej umożliwiając użytkownikom zgłaszanie problemów do właściwych jednostek oraz umożliwiając komunikację związaną z ich rozwiązywaniem.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w prawidłowym funkcjonowaniu systemu, a także za utratę danych użytkownika, powstałą w wyniku działania siły wyższej, osób trzecich, a także w wyniku działania usługodawcy podjętego
   w celu poprawy systemu. Usługodawca zobowiązuje się, w miarę możliwości, informować z wyprzedzeniem użytkowników o zakłóceniach w funkcjonowaniu systemu,
   w szczególności o przerwach konserwacyjnych.
3. Usługodawca nie odpowiada za działania osób trzecich polegające na niezgodnym
   z prawem lub regulaminem, wykorzystywaniu kont użytkowników.
4. Zawartość systemu jest dostarczana w formie SaaS, w najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo, z wyłączeniem wszelkiej gwarancji, wyraźnej lub domniemanej, co do treści lub sposobu funkcjonowania systemu. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z korzystania z systemu, a także za treści w nim zawarte
   i nie udziela żadnych gwarancji, w tym także gwarancji przydatności do określonego celu, lub braku ukrytych, lub innych wad, lub braku błędów. W szczególności usługodawca nie odpowiada wobec użytkowników i osób trzecich za:

• treści zamieszczane przez użytkowników w systemie, w tym za treść zamieszczanych zgłoszeń i komentarzy,
• jakiekolwiek szkody użytkownika spowodowane nieprawidłowym zapisem lub odczytem treści przez użytkowników,
• sposób, w jaki konta użytkownika będą wykorzystywane przez użytkowników,
• szkody powstałe w wyniku wyłączenia lub awarii systemu teleinformatycznego
  i awarii sieci energetycznej,
• szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego lub niepełnego funkcjonowania systemów zewnętrznych, z którymi współpracuje system, a mianowicie ( m.in.) GPS i GPRS,
• szkody powstałe w wyniku braku ciągłości dostarczania usług, będącej następstwem okoliczności, za które usługodawca nie ponosi odpowiedzialności,
• szkody powstałe w związku z udostępnieniem, bądź korzystaniem z systemu, przez osoby trzecie, w szczególności z tytułu wykorzystania danych przez osoby nieuprawnione lub w celu niezgodnym z przeznaczeniem systemu,
• realizację zgłoszeń, które zostały odrzucone,
• za prawidłowe działanie systemu na urządzeniu użytkowanym przez użytkownika, przy czym usługodawca podejmuje wszelkie działania, aby spektrum obsługiwanych urządzeń było jak największe.

§7

Informacyjna w zakresie przetwarzania danych za pomocą systemu „Zadbana Gmina”

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 - o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r., tzw. "RODO" administrator danych

informuje, że:

1. administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Gmina Białe Błota z główną siedzibą Urzędu Gminy przy ul. Szubińskiej 7 której przedstawicielem jest Wójt Gminy Białe Błota. Ponadto informujemy, że w stosunku do danych przetwarzanych przez Gminę Białe Błota w ramach zadań zleconych przez administrację rządową – Gmina Białe Błota występuje w roli współadministratora Państwa danych osobowych.
2. Wszelką korespondencję w zakresie danych osobowych można prowadzić z powołanym inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem kontaktowym e-mail: iod@bialeblota.eu Aktualne imię i nazwisko osoby pełniącej funkcję IOD, dostępne jest na stronie BIP pod adresem www.bip.bialeblota.pl w zakładce „Ochrona Danych Osobowych lub RODO”
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu korzystania z systemu do komunikacji między mieszkańcami a Urzędem Gminy w Białych Błotach, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgody osoby której dane dotyczą).
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

• podmioty obsługujące Administratora w zakresie outsourcingu usług, z którymi Administrator podpisał umowy powierzenia, w tym BIT Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (00–854), przy al. Jana Pawła II 23, która utrzymuje oraz udostępnia system obsługi zgłoszeń (Zadbana Gmina).
• podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa tj. organy ścigania, organy administracji rządowej, inne organy administracji samorządowej jeżeli wystąpią z prawnie uzasadnionym żądaniem udostępnienia danych z w/w systemu.

5. Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane z tym że :

• w przypadku danych zawartych na koncie w aplikacji Zadbana Gmina – dane w aplikacji będą przechowywane wyłącznie do momentu usunięcia konta z systemu do komunikacji.
• w przypadku, gdy Pana/Pani zgłoszenie będzie podstawą podjęcia interwencji przez Urząd w celu realizacji zgłoszenia lub Pana/Pani zgłoszenie będzie podstawą wszczęcia postępowania administracyjnego – dane będą przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej w wewnętrznym systemie administratora do czasu realizacji interwencji lub zakończenia postępowania administracyjnego, a po tym czasie w celach archiwalnych zgodnie z terminami archiwizacji określonymi na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych np. Kategoria A (przechowywane wieczyście), B5, B10 (liczba lat po upływie, których dokumenty z danymi są wybrakowane), BE10 liczba lat po której dokumenty z danymi mają zostać wybrakowane lub przekwalifikowane.

7. Posiada Pani/Pan prawo do dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych z systemu Zadbana Gmina, a prawo do usunięcia swoich danych przez Administratora przysługuje Panu/Pani w sytuacji, gdy wcześniej wyrażona zgoda na przetwarzanie danych zostanie przez Pana/Panią cofnięta, a przepisy ustawy szczególnej zezwalają na ich trwałe usunięcie.
8. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie zgody - posiada Pan/Pani prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania , którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
9. ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
10. Podanie danych jest niezbędne do utworzenia konta w systemie do komunikacji. Niepodanie danych wymaganych przez aplikację Zadbana Gmina uniemożliwi założenie konta a tym samym zgłoszenie interwencji w tym systemie. Pani/Pana dane co do zasady nie będą przetwarzane w celu podejmowania zautomatyzowanej decyzji i nie będą przetwarzane w celu profilowania.

§8

Wymagania techniczne

1. System stosuje pliki cookies.
2. Użytkownik, w celu korzystania z Systemu, powinien zapewnić następujące wymagania techniczne:

• przez serwis:

1. przeglądarka internetowa dedykowana dla systemu operacyjnego,
2. aktywne połączenie internetowe,
3. odpowiednie ustawienia dotyczące obsługi plików cookies,

• przez Aplikację:

4. system operacyjny Android w wersji min. 4.4, lub iOS w wersji min. 11.0,
5. aktywne połączenie internetowe.
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niezależne od niego przeszkody, które uniemożliwiają lub utrudniają skorzystanie z systemu.

§9

Postępowanie reklamacyjne

1. Reklamacje związane ze świadczeniem Usług, mogą być wysyłane na adres aplikacjamobilna@bialeblota.eu
2. Reklamacja powinna zawierać imię i nazwisko, email, telefon użytkownika oraz wskazanie sprawy wraz ze wskazaniem żądania, uzasadnienia i ewentualnego zdjęcia.
3. Użytkownik zostanie zawiadomiony o rozpatrzeniu reklamacji, na wskazany adres email użytkownika, w terminie 14 (czternastu) dni roboczych od dnia jej otrzymania przez usługodawcę.

§10

Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu w dowolnym czasie, według swojego uznania.
2. Użytkownik wyraża zgodę na przestrzeganie zmienionego regulaminu przez instalację aktualizacji systemu lub zaznaczenie zgody na zmianę regulaminu.
3. Jeżeli Użytkownik nie zgadza się na zmianę regulaminu, powinien niezwłocznie zaprzestać korzystania z systemu i usunąć system ze swojego urządzenia.

§11

Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega publikacji w systemie.
2. Usługodawca dołoży wszelkich starań w celu zapewnienia prawidłowego działania usługi, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia działania systemu z przyczyn niezależnych od niego.
3. Za usługi telekomunikacyjne umożliwiające korzystanie z usługi odpowiadają wyłącznie ich operatorzy.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z usługi niezgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu i szkody tym spowodowane.
5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu usługi zaistniałe
   z przyczyn technicznych, wynikających z infrastruktury technicznej usługodawcy
   lub operatorów telefonii komórkowej (w szczególności konserwacja, przegląd, wymiana sprzętu), lub innych, niezależnych od usługodawcy.
6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne przeciążenia sieci operatorów telekomunikacyjnych, które uniemożliwiają terminowe świadczenie usługi.
7. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany postanowień regulaminu bez powiadomienia Użytkownika w razie zmiany przepisów prawnych lub z innej ważnej przyczyny w tym zmian funkcjonalnych systemu.

Regulamin stanowi integralną część zarządzenia oraz podlega prawu polskiemu i jurysdykcji sądów polskich.